In un mondo in cui la quantità di dati e documenti continua a crescere in modo esponenziale, la gestione efficace delle informazioni aziendali è diventata una priorità per ogni settore. Investire in soluzioni di gestione documentale moderne può quindi aiutare le aziende a ottimizzare i propri processi, migliorare la produttività e garantire la conformità normativa. Per questo Archiva Group, azienda che offre questa tipologia di servizi in oltre 40 Paesi nel mondo, si è rivolta ad Omnys per migliorare la sua piattaforma e ottimizzare i suoi servizi di gestione documentale. Un altro progetto divenuto case study di successo di AWS.
Cliente
Archiva Group fornisce una piattaforma di gestione documenti basata su cloud che aiuta le aziende a organizzare, archiviare e recuperare documenti digitali in modo sicuro. I servizi di gestione dei documenti ottimizzano i flussi di lavoro, migliorano la produttività e garantiscono la conformità alle normative locali e internazionali sulla protezione dei dati. Il gruppo ha filiali in Germania e in Polonia; offrendo servizi a oltre 1.000 clienti e gestendo 900 diversi tipi di documenti.
Sfida da affrontare
Dal 2018, il cliente ha visto un tasso di crescita annuale del 10% grazie all'importanza crescente dei flussi di lavoro dei documenti elettronici per le imprese; ciò ha aumentato la domanda di accesso quasi in tempo reale alle informazioni. L'azienda ha anche visto una crescita significativa nel suo mercato interno, dopo che la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria. Tutto questo ha portato Archiva Group a considerare lo sviluppo di un'infrastruttura IT più resiliente, data dalla continua crescita delle esigenze del mercato, con l'obiettivo di migliorare la scalabilità e la capacità di elaborazione dei documenti.
La soluzione e i servizi AWS utilizzati
Per raggiungere questi obiettivi, l'azienda si è rivolta ad Omnys, la quale ha progettato e realizzato una piattaforma cloud-native su AWS per la gestione documentale, l’archiviazione dei documenti, la fatturazione elettronica e la gestione dei processi aziendali. Con questa soluzione serverless, il cliente può così controllare i costi e avere una piattaforma scalabile, per supportare le continue esigenze di elaborazione dei documenti dei propri clienti e gestire annualmente fino a 700 milioni di pagine.
Omnys ha gestito la migrazione della piattaforma su cloud AWS e utilizzato poi diversi servizi AWS, tra cui:
- Amazon Elastic Container Service (Amazon ECS) per eseguire contenitori altamente sicuri, affidabili e scalabili;
- Amazon OpenSearch Service per sbloccare in modo sicuro la ricerca in tempo reale, il monitoraggio e l'analisi dei dati aziendali e operativi;
- Amazon Simple Queue Service (Amazon SQS), che fornisce un sistema di messaggistica completamente gestito per microservizi, sistemi distribuiti e applicazioni serverless;
- Amazon DynamoDB è stato impiegato per i salvataggi di configurazione. Si tratta di un database serverless, NoSQL, completamente gestito con prestazioni di millisecondi a cifra singola a qualsiasi scala, offrendo scalabilità e flessibilità intorno ai suoi modelli di dati. Il sistema è stato progettato per gestire efficacemente volumi di dati in continua crescita.
Un altro aspetto importante per i clienti di Archiva era la capacità di archiviare documenti per lunghi periodi, spesso oltre la durata richiesta della conservazione legale, necessitando così di un’archiviazione illimitata. Per fare ciò, in modo economicamente vantaggioso, Omnys ha utilizzato Amazon Simple Storage Service (Amazon S3), un'archiviazione progettata per recuperare quantità di dati da qualsiasi luogo.
Inoltre, utilizzando Amazon CloudWatch, Archiva può ora osservare e monitorare risorse e applicazioni su AWS, in locale e su altre piattaforme cloud; mentre con AWS CloudTrail può tracciare l'attività degli utenti e l'utilizzo delle API su AWS e in ambienti ibridi e multicloud.
